Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Werkstatt 76, Karlsruhe - TODO(verify): vollständige Angaben wie im Impressum. Siehe Impressum.

2. Welche Daten verarbeitet werden - und wie lange

• Ihre Antworten im Fragebogen (Situation, Wohnform, Haushalt) sowie Name, Adresse und Einzugsdatum werden ausschließlich zur Erstellung Ihrer Checkliste und zum Vorausfüllen des Formulars verarbeitet - nur für die Dauer der Sitzung. Es findet keine dauerhafte Speicherung auf unseren Servern statt.
• Ausweis-/Dokumentaufnahmen (optional): werden vollständig auf Ihrem Gerät verarbeitet (Zuschnitt, Entzerrung, Lesbarkeitsfilter), nicht hochgeladen und nicht gespeichert; sie verfallen mit der Sitzung. Eine Ausnahme gibt es allein dann, wenn Sie die Auslesung eines Dokuments ausdrücklich starten (Abschnitt 3): in diesem Fall wird genau diese eine Aufnahme einmalig übertragen und auch dabei nicht gespeichert.
• Technische Fehlerdiagnose: Tritt in der App ein Fehler auf, übermitteln wir automatisch den Fehlercode, eine technische Python-Fehlerspur, den Browser-/Gerätetyp (User-Agent) und eine Liste anonymer Ereignisnamen (z. B. "quiz.answer") mit einer zufälligen Sitzungskennung an unsere Datenbank. Inhalte Ihrer Eingaben (Antworten, Namen, Adressen, Koordinaten, Scans) sollen darin nicht enthalten sein. Die Fehlerspur wird derzeit längenbegrenzt, aber nicht serverseitig auf personenbezogene Inhalte geprüft. TODO(verify): Speicherdauer der Diagnoseberichte festlegen und technisch durchsetzen; Fehlerspuren vor Speicherung filtern
• Produktstatistik: Um zu erkennen, an welcher Stelle Nutzende abbrechen, speichern wir streng begrenzte, anonyme Ereignisse: einen Ereignisnamen aus einer festen Liste, eine zufällige Sitzungskennung (nur für die Dauer des Seitenaufrufs, an keine Person gebunden), die gewählte Sprache, den Bildschirmnamen, die App-Version und, sofern bereits ermittelt, den achtstelligen amtlichen Gemeindeschlüssel (AGS) Ihrer Meldegemeinde. Antworten, Namen, Adressen, Koordinaten, Geburtsdaten, Dokumentdaten, URLs und freie Texte werden nicht übertragen; der Server weist alle anderen Felder ab. Keine Cookies, kein geräteübergreifendes Tracking. Speicherdauer: 90 Tage. Auswertungen je Gemeinde werden erst ab fünf verschiedenen Sitzungen angezeigt.
• Spracheinstellung: lokal auf Ihrem Gerät (localStorage, Schlüssel "delegiert.lang"). Kein Cookie, kein Tracking.
• Auf diesem Gerät gemerkte Angaben: Wenn Sie Angaben zum späteren Wiederverwenden bestätigen, speichert die App diese lokal in Ihrem Browser (localStorage, Schlüssel "delegiert.remembered"). Der zufällige Gerätebezug liegt unter "delegiert.profile". Diese Angaben werden nicht als Profil an unseren Server übertragen. Sie bleiben gespeichert, bis Sie "Meine Daten vergessen" nutzen oder die Websitedaten im Browser löschen.
• Unterschrift und Handschrift (optional): Eine bestätigte Unterschrift wird als SVG-Linienverlauf unter "delegiert.signature" gespeichert; einzelne, beschriftete Schriftzeichen für die Formularvorschau unter "delegiert.handwriting". Erfasst werden nur Linienpunkte, keine Druck-, Geschwindigkeits- oder Zeitverlaufsdaten. Beides bleibt auf Ihrem Gerät, wird nicht automatisch in ein Dokument übernommen und kann in der App über "Meine Daten vergessen" oder durch Löschen der Websitedaten entfernt werden. Die Handschrift dient ausschließlich der als Vorschlag gekennzeichneten Bildschirmvorschau. Die Unterschrift wird derzeit optional bereits im Fragebogen angeboten; diese Einordnung und der Zeitpunkt bedürfen noch der rechtlichen Prüfung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
• Offline-Speicher: Für die Nutzung bei schlechter Verbindung speichert ein Service Worker die App-Oberfläche, Programmcode, Schriften und statische Bilder im Browser-Cache. API-Antworten und persönliche Formularangaben werden dort nicht gespeichert. Alte App-Caches werden bei Versionswechseln gelöscht; Sie können sie jederzeit durch Löschen der Websitedaten entfernen.

3. Adresssuche, Karte und Dokumentenauslesung (Drittanbieter)

• Adress-Autovervollständigung / Umkreissuche: Ihre (Teil-)Eingabe bzw. - bei Nutzung der Standortfunktion - Ihre Koordinaten werden über unseren Server an den Geokodierungsdienst Photon (Komoot) weitergeleitet. Übermittelt wird nur das Minimum (Suchtext bzw. Koordinaten), niemals Ihr Name oder weitere Angaben. TODO(verify): Photon-Nutzungsbedingungen vor Produktivbetrieb prüfen; Selbst-Hosting ist vorgesehen
• Kartenkacheln: Die Karte lädt Kacheln von CARTO (Datenbasis OpenStreetMap). Dabei erhält der Kachelserver technisch Ihre IP-Adresse und den ungefähren Kartenausschnitt. TODO(verify): CARTO-Bedingungen; Selbst-Hosting als Ausbaustufe
• Standort (GPS): nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe im Browser; die Koordinaten dienen einmalig der Adressermittlung und werden nicht gespeichert.
• Dokumentenauslesung (optional, nur auf Ihre ausdrückliche Aktion): Wenn Sie in der App die Schaltfläche antippen, mit der das Formular aus einem aufgenommenen Dokument ausgefüllt wird, wird genau diese eine Aufnahme einmalig über unseren Server an Mistral AI übertragen, damit ein Bildmodell die aufgedruckten Angaben ausliest. Ohne diese ausdrückliche Aktion verlässt keine Aufnahme Ihr Gerät. Übertragen wird nur dieses eine Bild, keine weiteren Angaben aus Ihrer Sitzung. Zurück kommen ausschließlich Textwerte aus einer festen Liste: Familienname, Vorname(n), Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Dokumentnummer und Gültigkeitsdatum; eine auf dem Dokument gedruckte Anschrift (Straße mit Hausnummer, Postleitzahl, Ort) samt der Einschätzung des Modells, ob es sich um eine aktuelle oder frühere Anschrift handelt und wie sicher es gelesen wurde; sowie die Art des Dokuments (z. B. Personalausweis, Meldebescheinigung, Mietvertrag, Gehaltsabrechnung), die abgebildete Seite und das Datum des Dokuments. Diese Werte werden Ihnen nur als Vorschlag angezeigt; in Ihr Formular übernommen wird ausschließlich, was Sie selbst auswählen. Das Bild wird bei uns nicht gespeichert: es wird in keine Datenbank geschrieben und auf keinem Datenträger abgelegt, sondern besteht nur für die Dauer dieser einen Anfrage. Auch die ausgelesenen Werte speichert die Auslesefunktion nicht; für Werte, die Sie in das Formular übernehmen, gilt Abschnitt 2. Schlägt die Auslesung fehl, protokollieren wir zur Fehlersuche nur eine gekürzte Meldung, aus der die Bilddaten zuvor entfernt werden (ersetzt durch <image-redacted>); Dokumentbilder gelangen nicht in unsere Protokolle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar: Sie nutzen die Funktion einfach nicht (mehr) und geben die Felder von Hand ein; die App bleibt auch ohne diese Funktion vollständig nutzbar. Eine bereits erfolgte Übertragung lässt sich nicht rückgängig machen. TODO(verify): Verarbeitungsort und etwaige Unterauftragnehmer von Mistral AI (der Aufruf geht an api.mistral.ai; Unternehmenssitz Frankreich, die Region der Verarbeitung ist daraus nicht belegt), Speicherdauer bei Mistral und Ausschluss der Nutzung zu Trainingszwecken, Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) sowie die Einordnung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), die ein Ausweisdokument zeigen kann (Lichtbild, Staatsangehörigkeit, Geburtsort)

4. Hosting und Verarbeitungsort

Die Anwendung wird von Vercel Inc. bereitgestellt. Die Server-Funktion läuft in der Region Frankfurt am Main (fra1), die Datenbank (Neon) in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main). Personenbezogene Daten werden damit innerhalb der EU verarbeitet. Statische Inhalte werden über das weltweite Content-Delivery-Netz von Vercel ausgeliefert; sie enthalten keine personenbezogenen Daten.

Hinweis zu einem zurückliegenden Zeitraum: Bis zum 31.07.2026 lief die Server-Funktion in der Region Washington, D.C. (USA), während die Datenbank bereits in Frankfurt lag. In diesem Zeitraum wurden Anfragen an unsere Schnittstelle in einem Drittland verarbeitet (Art. 44 ff. DSGVO). Seit dem 31.07.2026 findet die Verarbeitung ausschließlich in der EU statt.

TODO(verify): Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO) mit Vercel und Neon sowie die Speicherdauer der Server-Logs ergänzen

5. Rechtsgrundlagen

Verarbeitung zur Bereitstellung des Dienstes: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angeforderten Vorbereitung). Standortfreigabe: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, jederzeit widerrufbar). Auslesen eines aufgenommenen Dokuments durch Mistral AI: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar). Fehlerdiagnose und Produktstatistik: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am fehlerfreien Betrieb, ohne Personenbezug der Ereignisdaten).

6. Ihre Rechte

Sie haben die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15-21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sitzungsdaten verfallen mit der Sitzung; lokal gemerkte Angaben löschen Sie über "Meine Daten vergessen" oder die Websitedaten des Browsers. Für serverseitige Diagnose- und Ereignisdaten gelten diese Rechte ebenfalls, soweit eine Zuordnung im Einzelfall möglich ist.

7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Die Checkliste ist eine regelbasierte Aufbereitung veröffentlichter Verfahren. Sie ist keine Rechtsberatung und keine automatisierte Einzelentscheidung mit Rechtswirkung; alle Einreichungen nehmen Sie selbst vor.